De uitleg van de personeelsdienst:

De laatste paar dagen is er wat onduidelijkheid opgetreden omtrent de aanmaak van u-nummers voor externe medewerkers van VIVES Noord die betaald worden via factuur of via een vergoeding aan derden.
Dat zijn de medewerkers die via de module van Informat doorgegeven worden aan de dienst financiën zodanig de dienst financiën de aannemingsovereenkomst kan opmaken en de betaling kan uitvoeren.
 
Tot rond nieuwjaar 2017 werd er via die tool ook automatisch een u-nummer aangemaakt, maar sedert januari 2017 is dit niet langer het geval. Immers u-nummers zijn in principe voor personeelsleden (medewerkers met een arbeidsovereenkomst) en dat zijn deze externe medewerkers niet.
 
Om een lang verhaal kort te maken (en dat was ook de afspraak die gemaakt is in het voorjaar van 2017) zullen er toch een aantal van die externen een u-nummer moeten hebben. Dit heeft voornamelijk te maken met de grote van hun opdracht en het moeten toegang hebben tot lesroosters en ingeven van punten binnen SAP (lees, titularis zijn van een OPO). Anderzijds willen we als organisatie wel bewaken dat er weer geen explosie komt van u-nummers voor externen (zoals het geval was in de voorbije jaren voor VIVES Noord).
 
Daarom is nu de afspraak gemaakt dat wanneer er externe gastsprekers of gastdocenten zijn die toch een u-nummer zouden moeten hebben, er vanuit de studiegebieden eerst contact is met Luc Maeseele, van de dienst studentenzaken/roostering om een fiat te geven voor de aanmaak van het u-nummer. Als dit er is, dan moet bijgevoegd formulier ingevuld worden vanuit de studiegebieden en doorgestuurd worden naar een medewerker van de personeelsdienst. De personeelsdienst zal dan een u-nummer laten aanmaken. Eens het formulier in ons bezit, zal het een dag of drie - vier duren vooraleer betrokkene over een u-nummer beschikt.
 
Er zal in de toekomst dus geen automatische aanmaak meer zijn van een u-nummer, dit moet via de personeelsdienst en het bijgevoegde invulformulier. De betaling en de aannemingsovereenkomst gaan via de dienst financiën.
 
Gastproffen of gastsprekers van wie de opdracht niet groot genoeg is om een u-nummer te krijgen, kunnen wel een c-nummer krijgen (om o.a. toegang tot Toledo te kunnen hebben). De aanvraag van een c-nummer verloopt via de studiegebieden zelf en de onderwijsmediacoachen. Hierin hebben de dienst personeel of de dienst financiën geen rol.
 
Mocht u hierbij nog vragen hebben, aarzel niet om met mij contact op te nemen.
 
Beste groet
 
Alain